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Como hacer que las cosas se hagan bien sin hacerlo usted mismo

{ Posted on Aug 14 2013 by Alí Antonio Manrique }

bienhechoToda persona que dirige una empresa en algún momento se ha encontrado con el hecho cierto de que debe perder horas productivas de su tiempo haciendo el trabajo de otros con el fin de garantizar que este quede bien hecho. Esto se ha convertido en un mantra que muchos emprendedores repiten constantemente, pero esto no necesariamente tiene que ser así y para ello la revista Entrepreneur, publicó un artículo en respuesta a este tipo de inquietud, donde el consultor Victor Cheng, da recomendaciones acerca de que cosas se deben hacer para romper este karma que padecen muchos noveles emprendedores. Estos son los consejos para conseguir que todo se haga bien sin necesidad de que lo haga usted mismo.

1.- Documente el proceso. Por mi propia experiencia, no la de Cheng, aprendí que uno debe ser bien claro con las cosas que piden o le piden a uno. Muchas veces un trabajo no se hace bien porque uno no explica de forma clara y sencilla que es lo que exactamente quiere. Si usted se toma el tiempo para explicar bien las cosas se ahorrará muchos dolores de cabeza y disgustos con los resultados.

Cheng recomienda que la mejor manera de explicitar las cosas que uno desea que se hagan, es mediante la documentación del proceso. Todo tipo de trabajo en una empresa sigue un proceso desde como contestar el teléfono hasta un proceso para hacer los envíos de los productos.

En la mayoría de la empresas que comienzan o que son muy pequeñas no hay manuales de normas y procedimientos, muchos consideran que es una perdedera de tiempo, por lo que estos están solo en la cabeza del dueño.

No tener manuales de normas y procedimientos, aunque sean muy básicos, acarrea pérdida de tiempo por el simple hecho de que los empleados preguntarán constantemente acerca de cómo hacer las cosas y si no es así harán las cosas a la manera de ellos, no como usted desea.

Para resolver este dilema, documente los procedimientos paso a paso acerca de cómo hacer las cosas o tareas que habitualmente se realizan en su negocio. Hay tres maneras de hacerlo:

  • Escribir un manual de procedimientos que describa paso a paso como se debe llevar a cabo una tarea.
  • Hacer una lista que describa los pasos, asumiendo que el empleado ya tiene las habilidades requeridas para hacerlo pero a menudo se olvidan o saltan algunos.
  • Preparar un video, si un video, usando su teléfono inteligente, en donde explique cómo hacer las cosas y que espera usted.

2.- Jerarquice y asigne responsabilidades. En la mayoría de las pequeñas empresas el dueño hace todo y es quien da las órdenes, por lo tanto es el responsable de todo lo bueno y lo malo que se hace.

Una de las mejores maneras de evitar una carga tan pesada es crear jerarquías y asignar responsabilidades de tal manera que la toma de decisiones claves solo recaigan en el dueño, pero la ejecución de las tareas recaiga en los niveles medios o jerarquías aguas abajo. Aprenda a delegar.

Para ello debe proporcionar los criterios y directrices a su equipo para que estos puedan tomar decisiones dentro de esos límites. La clave para conseguir que los demás hagan buenas decisiones es tener criterio por escrito y darle la lista a su equipo. Veamos un ejemplo.

  • Proteger la reputación de la empresa ante todo
  • Favorecer a los clientes
  • Decisiones que impliquen costos por encima de 500 dólares las toma el dueño

Estas situaciones son la guía para la toma de decisiones, es un ejemplo y usted debe adaptarlos de acuerdo a su empresa o negocio. Estos criterios se van afinando en la medida que aumente o disminuya la confianza en su equipo.

3.- Use cronogramas. Para asegurar que las cosas se hagan de la manera correcta  y en el momento adecuado, es necesario seguir este último paso: la creación de un calendario.

Es importante la creación de listas diarias, semanales, mensuales y trimestrales de las cosas que hay que hacer en la empresa. Para tareas más complejas las reuniones aclaratorias de todo el equipo son clave para dar respuesta.

Con estos tres pasos, las tareas se completaran sin mucho problema y se harán a tiempo con una participación mínima de usted. Que tenga un feliz día.

Versionado de How to Get Everything Done By Doing Less

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Alí Manrique

Autor: Alí Manrique

Ingeniero con especialización en Gerencia de Proyectos (PMI) y Mercado de Capitales. Apasionado de los temas de Gerencia y Finanzas Personales, empresario por vocación y escritor en ciernes


2 Responses to “Como hacer que las cosas se hagan bien sin hacerlo usted mismo”

  1. muy importante e ilustrativo, gracias

  1. 1 Trackback(s)

  2. Bitacoras.com

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